Aan de slag met projectteams en teams binnen de lijnorganisatie
We werken zowel met projectteams als met teams binnen de organisatie aangestuurd door de lijn. Teams die aan projecten werken kennen een tijdelijke samenstelling, meestal met mensen die elkaar niet of nauwelijks kennen. Dat geldt zeker voor samenwerkingsverbanden tussen teams van verschillende organisaties. Mensen binnen 'lijnteams' kennen elkaar vaak al wat langer maar ook daar vindt verloop en vernieuwing plaats . Alhoewel ze qua aansturing en structuur verschillen van elkaar gaat het in beide gevallen over samenwerking tussen mensen. We gaan altijd op zoek naar de leervraag van het team. Soms gaat dat wat meer over bovenstroomse zaken als visie, taak of samenwerkingsafspraken. Soms gaat dat meer over onderstroomse zaken als verlangen naar rust, vertrouwen en verbinding.
Als de leervraag bepaald is werken we met twee belangrijke pijlers. Allereerst vertalen we de leervraag in een programma specifiek voor het team en haar leervraag; een goede voorbereiding is het halve werk. Maar het programma is niet heilig; de andere pijler noemen we graag fenomenologie. Simpel gezegd is dat het principe dat we werken met de fenomenen die zich op dat moment voordoen / aandienen. Fenomenen zijn de dynamieken, de vragen, de gebeurtenissen die zich voor doen vanaf het moment dat we de sessie starten. Daarmee werken dient de leervraag het allerbest.
Hieronder nemen we een projectteam als voorbeeld om aan te geven wat mogelijk is:
Intake
De intake vindt vaak plaats met de leider van het team. Dit kan één leider zijn of een leiderschapsteam bestaande uit meerdere personen. Hier tasten we aanleiding, context en eerdere interventies af. Doel is om te komen tot een helder beeld van de leervraag van het team. Bij de start van een sessie checken wij altijd eerst bij de teamleden wat hun verwachtingen /leervragen zijn en of zij zich kunnen vinden in het doel van de sessie. Wij sluiten eerst het “ contract” met het hele team, voordat wij de sessie starten.
Assessments
Als teamcoach kunnen wij helpen met het samenstellen van het juiste team (bijvoorbeeld in een tenderfase) door te werken met drivers, kwaliteiten en kleurenprofielen van de verschillende teamleden.
Project Start Up
Vervolgens verzorgen wij de Project Start Up (PSU) waarbij wij ons richten op de onderstroom. We gaan er vanuit dat zaken in de bovenstroom (taken en verantwoordelijkheden, planning, financiën, scoop, etc.) bij iedereen bekend zijn. Wij richten ons er op dat er vertrouwen ontstaat in het team door elkaar te leren kennen, begrijpen en waarderen. Als tastbaar resultaat van de PSU, stelt het team een set met werk- en gedragsafspraken op.
Project monitoring
Gedurende het verloop van het project monitoren wij hoe de samenwerking verloopt door periodiek te meten hoe er gescoord wordt op de werk- en gedragsafspraken en de elementen die bepalend zijn om te komen tot een goede samenwerking. De resultaten hiervan geven we grafisch weer waarbij in de loop van de tijd inzichtelijk wordt hoe de samenwerking zich ontwikkeld heeft. Met de uitkomsten van de monitor geven wij handvatten aan de projectmanager om waar nodig veranderingen door te voeren om zo de samenwerking te verbeteren.
Project Follow Up
Tijdens een Project Follow Up (bijvoorbeeld bij het afronden van een projectfase) werken we aan wat er binnen de samenwerking verbeterd kan worden. De project monitor & intake leveren hier onder andere de input voor. Zie het als een tussentijdse evaluatie om de samenwerking verder te verbeteren.
